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Café com processos

imagem sem descrição.

O que é o Café com Processos?

Uma iniciativa de servidores de diversas áreas da UFABC, que tem se reunido uma vez por mês, para pensar na Gestão de Processos na Universidade.

Qual o objetivo do Grupo?

O objetivo é realizar discussões e troca de conhecimento sobre gestão de processos, conhecer as iniciativas similares nos diversos setores da UFABC e reunir pessoas que se identifiquem com o tema.

Queremos reunir pessoas que tenham interesse em processos, vontade de mudar a sua própria realidade de trabalho e, em adição, colaborar com outras áreas no entendimento das conexões entre os processos de trabalho da universidade. Em encontros mensais e visitas a outros órgãos públicos, este grupo identificou que mapear processos permite melhorá-los, desburocratizá-los e padronizá-los.

Visita ao IFSP - agosto de 2017Visita ao IFSP em agosto de 2017.

 

Processos mapeados, públicos e padronizados permitem redução do tempo de aprendizagem das pessoas que executam o processo. A simplificação dos processos tem como consequência uma otimização de recursos humanos e físicos, que sabemos serem escassos, e que não crescem na mesma medida que a universidade como um todo.

O Mapeamento de Processos é meta do Plano de Desenvolvimento Institucional da UFABC. Através desse projeto é possível identificar gargalos, falhas operacionais, retrabalhos, complexidade de atividades, entre outras situações, que tornam os fluxos ineficientes e com base nessas informações e técnicas de mapeamento torná-los mais ágeis, padronizados e transparentes. A análise que o mapeamento promove serve para identificar problemas, priorizar os mais urgentes e entender a razão de estarem acontecendo.

oficina analise 2Oficina de análise de processos - 2019.

O Mapeamento de Processos é parte essencial da gestão administrativa, melhora a qualidade e reduz o tempo de execução das atividades, permite a automação dos processos, servindo de base à tomada de decisões estratégicas da instituição, além de permitir a visão ponta a ponta dos processos. Em consequência, promove maior interação entre as áreas que participam do encontro e maior entendimento das demandas de cada área.

Quanto mais uma instituição exerce uma gestão consciente de seus processos, maior é a possibilidade de inovar nessa área.
A importância de mapear e controlar os processos de uma organização, portanto, é indiscutível. Através dessa técnica é possível amadurecer um negócio, encontrar caminhos para evolução e melhoria da gestão.

Como diz o ditado popular: “Nada é tão bom que não possa ser melhorado”. Podemos dizer o mesmo sobre processos.
Nós acreditamos que, através do mapeamento é possível simplificar e agilizar os processos da UFABC e para tal, é necessário que sejam estabelecidas políticas que viabilizem o desenvolvimento desse projeto em todas as áreas da universidade.

 

O que já realizamos?

Iniciamos os nossos encontros em abril de 2017, quando participaram diversas áreas da UFABC:

  • Auditoria Interna
  • CCNH
  • CMCC
  • NTI
  • Ouvidoria
  • PROAD
  • PROAP
  • PROEC
  • PROPG
  • PROPLADI
  • PU
  • Reitoria
  • Secretaria Geral
  • SUGEPE

Ao longo dos anos, temos trabalhado em conjunto com essas áreas no apoio ao desenvolvimento de seus processos. O trabalho já vem trazendo resultados importantes na disseminação da cultura de Gestão por Processos na UFABC, áreas como PROAD e PROPLADI já iniciaram a carga de seus processos no Portal de Gestão por Processos, lançado em março de 2020. Outras como PROAP, PROGRAD e CMCC já tem parte de seus processos mapeados.

Em novembro de 2019 tivemos a oportunidade de organizar a 1ª Semana de Gestão Por Processos da UFABC, que contou com presenças importantes e fomentou a discussão da Gestão por Processos na UFABC.

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Diego Baldissareli, Luiz Cirne e Márcia Bevilaqua - Palestrantes ABPMP.

agnello1Sérgio Agnello - Alinhamento dos Processos com a Orientação de Gestão da Organização.

 

mesa 1311 4

Denise C. Ferro e Marcelo Fantinatto - mesa do dia 14/11.

Em junho de 2020 lançamos o Manual de Gestão por Processos da UFABC, disponível como um guia para auxiliar servidores e áreas no mapeamento de seus processos.

Em continuidade a este Manual, estamos trabalhando no documento que irá identificar, nortear e descrever um método para medição no Nível de Maturidade em Processos da UFABC. Tal guia será utilizado para que possamos entender em que momento do caminho estamos e para onde gostaríamos de caminhar na Gestão por Processos. Utilizaremos como base o Guia M3P, desenvolvido pelo Núcleo de Qualidade Interna da Universidade de Ciências da Saúde de Porto Alegre (NQI/UFCSPA).

Já foram discutidos nesses encontros cases, metodologias, projetos e, sobretudo, efetuadas trocas de experiências de gestão por processos, seja nas áreas da UFABC ou através de visitas externas e vídeo conferências. O encontro do Café com Processos proporcionou a troca de conhecimento na ferramenta de mapeamento de processos Bizagi, através da realização de uma oficina já foram capacitados mais de 100 servidores da UFABC em funções básicas do software.

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27º Encontro do Café com Processos. Tema: Gestão por Processos e Trabalho Remoto (clique na imagem para assistir).

 

Cursos - Gestão por Processos do Básico ao Avançado e Digirentes e Coordenações

Matéria no Comunicare UFABC

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Como funciona o mapeamento de processos?

De forma geral, o mapeamento de processos envolve 4 etapas:

passosCafeProcessos

 

Quando são os encontros?

Consulte nossa página de Eventos para saber quando será o próximo.

 

Faça a diferença em seu local de trabalho e na UFABC e participe do Café com Processos!

Contato: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.

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