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Café com processos

O que é o Café com Processos?

Uma iniciativa de servidores de diversas áreas da UFABC, que tem se reunido uma vez por mês, para pensar na Gestão de Processos na Universidade.

Qual o objetivo do Grupo?

O objetivo é realizar discussões e troca de conhecimento sobre gestão de processos, conhecer as iniciativas similares nos diversos setores da UFABC e reunir pessoas que se identifiquem com o tema.

Queremos reunir pessoas que tenham interesse em processos, vontade de mudar a sua própria realidade de trabalho e, em adição, colaborar com outras áreas no entendimento das conexões entre os processos de trabalho da universidade. Em encontros mensais e visitas a outros órgãos públicos, este grupo identificou que mapear processos permite melhorá-los, desburocratizá-los e padronizá-los.

Visita ao IFSP - agosto de 2017 Visita ao IFSP em agosto de 2017.

Processos mapeados, públicos e padronizados permitem redução do tempo de aprendizagem das pessoas que executam o processo. A simplificação dos processos tem como consequência uma otimização de recursos humanos e físicos, que sabemos serem escassos, e que não crescem na mesma medida que a universidade como um todo.

O Mapeamento de Processos é meta do Plano de Desenvolvimento Institucional da UFABC. Através desse projeto é possível identificar gargalos, falhas operacionais, retrabalhos, complexidade de atividades, entre outras situações, que tornam os fluxos ineficientes e com base nessas informações e técnicas de mapeamento torná-los mais ágeis, padronizados e transparentes. A análise que o mapeamento promove serve para identificar problemas, priorizar os mais urgentes e entender a razão de estarem acontecendo.

oficina analise 2 Oficina de análise de processos - 2019.

O Mapeamento de Processos é parte essencial da gestão administrativa, melhora a qualidade e reduz o tempo de execução das atividades, permite a automação dos processos, servindo de base à tomada de decisões estratégicas da instituição, além de permitir a visão ponta a ponta dos processos. Em consequência, promove maior interação entre as áreas que participam do encontro e maior entendimento das demandas de cada área.

Quanto mais uma instituição exerce uma gestão consciente de seus processos, maior é a possibilidade de inovar nessa área.
A importância de mapear e controlar os processos de uma organização, portanto, é indiscutível. Através dessa técnica é possível amadurecer um negócio, encontrar caminhos para evolução e melhoria da gestão.

Como diz o ditado popular: “Nada é tão bom que não possa ser melhorado”. Podemos dizer o mesmo sobre processos.
Nós acreditamos que, através do mapeamento é possível simplificar e agilizar os processos da UFABC e para tal, é necessário que sejam estabelecidas políticas que viabilizem o desenvolvimento desse projeto em todas as áreas da universidade.

O que já realizamos?

Iniciamos os nossos encontros em abril de 2017, quando participaram diversas áreas da UFABC:

Auditoria Interna
CCNH
CMCC
NTI
Ouvidoria
PROAD
PROAP
PROEC
PROPG
PROPLADI
PU
Reitoria
Secretaria Geral
SUGEPE

Ao longo dos anos, temos trabalhado em conjunto com essas áreas no apoio ao desenvolvimento de seus processos. O trabalho já vem trazendo resultados importantes na disseminação da cultura de Gestão por Processos na UFABC, áreas como PROAD e PROPLADI já iniciaram a carga de seus processos no Portal de Gestão por Processos, lançado em março de 2020. Outras como PROAP, PROGRAD e CMCC já tem parte de seus processos mapeados.

Em novembro de 2019 tivemos a oportunidade de organizar a 1ª Semana de Gestão Por Processos da UFABC, que contou com presenças importantes e fomentou a discussão da Gestão por Processos na UFABC.

abpmp3

Diego Baldissareli, Luiz Cirne e Márcia Bevilaqua - Palestrantes ABPMP.

agnello1 Sérgio Agnello - Alinhamento dos Processos com a Orientação de Gestão da Organização.

mesa 1311 4

Denise C. Ferro e Marcelo Fantinatto - mesa do dia 14/11.

Em junho de 2020 lançamos o Manual de Gestão por Processos da UFABC, disponível como um guia para auxiliar servidores e áreas no mapeamento de seus processos.

Em continuidade a este Manual, estamos trabalhando no documento que irá identificar, nortear e descrever um método para medição no Nível de Maturidade em Processos da UFABC. Tal guia será utilizado para que possamos entender em que momento do caminho estamos e para onde gostaríamos de caminhar na Gestão por Processos. Utilizaremos como base o Guia M3P, desenvolvido pelo Núcleo de Qualidade Interna da Universidade de Ciências da Saúde de Porto Alegre (NQI/UFCSPA).

Já foram discutidos nesses encontros cases, metodologias, projetos e, sobretudo, efetuadas trocas de experiências de gestão por processos, seja nas áreas da UFABC ou através de visitas externas e vídeo conferências. O encontro do Café com Processos proporcionou a troca de conhecimento na ferramenta de mapeamento de processos Bizagi, através da realização de uma oficina já foram capacitados mais de 100 servidores da UFABC em funções básicas do software.